2　文書主任は、当該職員の中から校長(園長を含む。以下同じ。)が任命する。

3　文書主任は、上司の命を受け、文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。以下同じ。)の収受、処理、発送、保存その他一切の文書事務を掌理する。

2　文書副主任は、当該職員の中から校長が任命する。

3　文書副主任は、文書主任を補佐し、文書主任に事故あるときは、その職務を代理する。

2　学校宛ての文書は、これを開封し、収受日付印を押印し、文書処理簿(第1号様式)に登載するとともに、校長の閲覧に供さなければならない。ただし、電磁的記録及び軽易な公文書その他別に定めるものについては、収受日付印の押印を要せず、また、軽易な公文書その他別に定めるものについては、文書処理簿への登載を要しない。

3　機密又は親展とする旨の表示のある文書は、開封することなく名宛人に配布しなければならない。この場合において、名宛人は、必要と認めるときは、当該文書を前項の例により処理しなければならない。

2　文書を校長までの閲覧に供し、又は校長の決定を受けようとするときは、決定(供覧)書(第2号様式)を用い、又は教育文書処理システム(電子計算機を利用して公文書の収受、作成、決裁、施行、保存、廃棄その他公文書の管理に関する事務を総合的に管理するための情報処理の仕組みで、総務部学校事務支援室長が管理するものをいう。以下同じ。)によりこれを行うものとする。ただし、軽易又は定例的なものは、余白の利用その他の方法により処理することができる。

2　発送文書は、公印を押さなければならない。ただし、文書の性質上不要と認めるものは、この限りでない。

2　職員は、機密を要する公文書を校外に持ち出してはならない。ただし、校長が必要と認めるときは、この限りでない。

2　完結文書の保存期間は、完結日の属する年度(以下「完結年度」という。)の翌年度から起算する。

2　担当者は、ファイルに完結年度、分類記号(公文書の検索の便に資するため、文書の種類に応じ別に定める記号をいう。以下同じ。)、簿冊名、保存期間及び保存期間が満了する年度(永年保存文書(保存期間が永年である文書をいう。)にあっては、文書主任に引き継ぐ年度)を記入し、これを文書主任に引き継がなければならない。

3　ファイルの色は、当該ファイルにとじる完結文書の保存期間に応じ、次に掲げる色としなければならない。ただし、これによりがたい場合は、当該ファイルに前項に規定する事項に記入するとともに、当該ファイルの目立つ位置に、次に掲げる色の印を付けなければならない。

4　前3項の規定にかかわらず、保存期間が1年未満である完結文書及び教育文書処理システムにおける完結文書の保存については、別に定める。

2　保存文書台帳は、年度ごとに調製しなければならない。

2　文書主任は、保存期間が満了した後もなお保存の必要がある完結文書があるときは、更に期間を定めて、これを保存することができる。

3　前2項の規定により廃棄し、又は保存するときは、保存文書台帳にその旨を記載しなければならない。

4　前3項の規定にかかわらず、別に定める公文書にあっては、文書主任は、当該文書が完結した後保存の必要がないと認めるときは、随時廃棄することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成15年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　第5条の収受日付印の押印については、平成15年3月31までに限り、収受日及び収受した旨を記載することで収受日付印の押印に代えることができる。

3　保存文書台帳の様式については、当分の間、従前の様式を使用することができる。

4　この訓令の施行に関し必要な経過措置は、総務部調査課長が定める。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。